Reduzieren Sie No-Shows mit Terminerinnerungen per SMS
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Einführung
Die No-Show, der erwartete Kunde/Patient, der nicht erscheint, kostet viel Geld: Umsatzeinbußen, verschwendete Zeitfenster, ein leerer Tisch, ein durcheinander geratener Zeitplan... Es gibt jedoch eine gute Nachricht für Restaurantbesitzer, Hotels oder ein Unternehmen/eine Klinik angesichts dieses Ereignisses: die Terminerinnerungen per SMS Gut getaktet, flexibel und handhabbar, senken sie den Krankenstand drastisch, egal in welcher Branche Sie tätig sind (Gesundheit, Schönheit, Auto, Behörden ...). Finden Sie heraus, wie Sie die Wirkung auf Ihr Unternehmen messen und mit einem einfachen Kommunikationsplan optimieren können.
In der folgenden Infografik erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ab sofort den RCS-Nachrichtendienst auf Ihrem eigenen Handy aktivieren können!
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein CPaaS für mobile Nachrichten Ihnen ermöglicht, :
Die Auswirkungen von No-Shows auf das Geschäft
Eine No-Show ist nicht nur ein Rückschlag: Sie ist ein echtes Risiko in der Unternehmensführung. Jede Kundenreservierung, die nicht zustande kommt, bedeutet einen verlorenen Platz, ein nicht konsumiertes Angebot und manchmal einen Slot, der an andere Kunden hätte vergeben werden können. In einem Restaurant bedeutet dieses Phänomen zwischen 5 und 20 % Umsatzverlust. In der Hotellerie betreffen nicht eingehaltene Reservierungen durchschnittlich 5 % der Zimmer eines Betriebes. Im medizinischen Bereich fehlen Patienten bei einem von fünf Terminen und haben einen Dominoeffekt auf die Organisation und das Gesamterlebnis der Dienstleistung.
Diese Abwesenheiten belasten die Kundenkommunikation und das Engagement: Sie führen zu Frustration bei den Teams, Vertrauensverlust bei den Kunden und verschlechtern die wahrgenommene Qualität der Beziehung. In Branchen mit hohen Buchungszahlen wie Restaurants, Kliniken oder Veranstaltungen kann ein leerer Slot einen herben Verlust bedeuten. BeiVeranstaltungen kann ein einziger kurzfristiger Abwesender die Logistik eines Veranstaltungsortes, eines Workshops oder einer Konferenz aus dem Gleichgewicht bringen.
Abgesehen von diesen unmittelbaren Verlusten erschweren No-Shows die Verwaltung von Planungstools und belasten den Service durch kaskadenartige Stornierungen. Absentismus ist daher für jedes Unternehmen eine strategische Herausforderung ersten Ranges: Verbessern Sie die Kommunikation, um Absenzen zu reduzieren, die Buchung von Kunden reibungsloser zu gestalten und das Erlebnis sicherer zu machen.
Warum SMS der richtige Kanal ist, um No-Shows zu begegnen
Nachrichten, die an Ereignisse erinnern, reduzieren No Shows um 40% (Durchschnitt unter smsmode beobachtet©), und dafür gibt es viele Gründe:Â
- Sofort & universell: Keine App installieren, fast sofort lesen.
- Actionsable: Kurzer Link zum Bestätigen / Abbrechen / Verschieben oder Antwortschlüsselwort (JA / NEIN / VERSCHIEBEN).
- Nachvollziehbar: Lieferbestätigungen, Klicks, Antworten → Zuverlässige KPIs.
- Kombinierbar: SMS + E-Mail (T-2) + SMS (T-1/J-0) + Anruf, wenn kritisch.
- Bei Bedarf monetarisierbar: Hinzufügen eines Pay-by-Links für Anzahlung/Bankeinzug bei wiederkehrenden No-Shows.
- Gastronomie: Geschätzte Verluste 5-20 % des Umsatzes aufgrund von No-Shows (laut unseren Branchenquellen).
- Hotellerie: durchschnittliche No-Shows ~ 5 %; oft durch intelligentes Ãœberbuchen ausgeglichen.
- Automatisierte Rückrufe: Rückgang der No-Shows um durchschnittlich ca. 40 % bei unseren Kunden festgestellt.
Das Anti-No-show-Playbook (Kadenz + Inhalt)
1) Intelligentes Takten (je nach Beruf anpassen)
- T-3 / T-2: Vorbestätigungsnachricht ( sehr nützlich, wenn die Terminvereinbarung mehrere Tage/Monate zurückliegt).
- J-1: Hauptrückruf mit Schaltflächen/Links: Bestätigen / Zeitplan ändern / Abbrechen.
- D-0 (T-3h oder T-2h): Kurzer Rückruf + schneller Zugang zu Lageplan / Parkplätzen / mitzubringenden Unterlagen.
- Nach No-Show: empathische Nachricht + Rebooking-Link + evtl. Gebühreninformation, wenn Politik vorhanden ist (Restaurants/Hotels: Fußabdruck/Anzahlung).
2) SMS schreiben, die zum Handeln anregen
- Klar und kurz: Name der Einrichtung, Datum/Uhrzeit der Buchung, Adresse.
- Ein einziges Ziel: ein einziger Link (Bestätigung/Änderung).
- Vertrauen: ausdrückliche Unterschrift, keine sensiblen Informationen (z. B. Art einer medizinischen Behandlung für Patienten).
Beispiele:
Gesundheit (J-1)
[Erinnerung] RDV Dr. Martin morgen 15:30, 12 rue Pasteur. Antworten Sie JA, um zu bestätigen, VERZÖGERN, um einen anderen Termin zu wählen: sms.bo/xyz
Friseur (T-3h)
Erinnerung RDV 17:00 - Studio Belle. Brauchen Sie eine Verschiebung? Ändern Sie Ihre Reservierungen mit 2 Klicks: smsmode.link/abc
Garage (J-1)
RDV Revision 10:00 - AutoPlus. Denken Sie an den Fahrzeugschein. Stornieren/Berichten Sie hier: smsmode.link/def
Verwaltung (J-1)
RDV Personalausweis morgen 09:10, Rathaus Mitte. Bringen Sie einen Nachweis über Ihren Wohnsitz mit. Bearbeiten: smsmode.link
3) Antwortszenarien vorhersagen (Nachricht mit möglicher Antwort)
Wenn Sie für Ihr Restaurant, Ihre Veranstaltung, Ihr Hotel oder Ihre Praxis einen kurzen Code statt eines personalisierten Senders verwenden, können Ihre Kunden/Patienten auf die Nachricht reagieren und Sie können die Buchungen entsprechend verwalten. Sie können ein Szenario wie folgt einrichten:
- JA → Status "bestätigt" in der Agenda.
- NEIN → Slot wieder geöffnet + Warteliste per SMS benachrichtigt.
- REPORT → Mini-Planung (3 alternative Slots) direkt über den Link öffnen.
Messen Sie die Auswirkungen (und beweisen Sie den ROI) Ihrer Anti-Annullierungs-Strategie
KPIs, die Sie im Auge behalten sollten:
Die No-Show-Rate (vorher/nachher), Bestätigungsquote, Übertragungsquote, durchschnittliche Stornierungszeit, Auslastung der neu zugewiesenen Slots, zusätzlich erzielter Umsatz.
Benchmarks (um Ihre Erwartungen zu rahmen) :
- -45 % durchschnittliche No-Shows durch Rückrufe (smsmode© Benchmark, muss in Ihrem Kontext überprüft werden).
- Catering: Einsätze von Fehlzeiten für den Umsatz: 5 bis 20 %.
- Hotellerie: No-Shows, die durchschnittlich 5 % ausmachen (Ãœberbuchungsstrategie anpassen).
- Events: Bei kostenlosen Veranstaltungen liegt die No-Show-Quote bei durchschnittlich 20 %.
- Gesundheit: 1 Termin auf 5 Patienten
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Geben Sie Ihre Branche und Ihr wöchentliches RDV-/Buchungsvolumen ein, erhalten Sie Ihren Rendite auf Ihre Investition.
Anti-No-Show-Politik: Wann und wie man das Einkommen sichert
Bankabdruck / Anzahlung :
Ein Restaurant kann durchaus in Erwägung ziehen, diese Art von Verpflichtung für "teure" Zeitnischen oder angespannte Zeiten (Wochenende, hohe Nachfrage) einzuführen. Der Trick besteht darin, den Gast bei der Buchung klar darüber zu informieren.
Gemessene Ãœberbuchung :
Eine Event-Praxis, die vor allem in der Hotellerie praktiziert wird (Größenordnung 2-10 %, anzupassen). Sie können Ihre minimale No-Show-Rate berücksichtigen und ein entsprechendes Overbooking anwenden.Â
Verzögerungsgrenze :
In einem Restaurant zum Beispiel können Sie kommunizieren und ein Limit (15-20 min) einrichten, nach dem der Tisch an Gäste auf der Warteliste vergeben wird.
Post-No-Show-Kommunikation :
Eine ruhige, pädagogische Nachricht mit der Aufforderung zur Umprogrammierung ist eine gute Praxis, die sich in der Kundenbeziehung oft auszahlt. Wenn Sie das Opt-in Ihres Kunden erhalten haben, können Sie ihn auch in Ihre nächsten SMS.Â
Compliance & UX: Die 7 goldenen Regeln
- Rechtsgrundlage : Eine Terminerinnerung ist transaktional (mit der erwarteten Dienstleistung verbunden), daher benötigen Sie kein Opt-in. Überprüfen Sie Ihre Hinweise und Bedingungen.
- Datenminimierung: Keine sensiblen Informationen in der SMS (z. B. Details zur Pathologie der Patienten).
- Sendezeiten: Beachten Sie die lokalen Zeitfenster und senden Sie keine Nachrichten in der Nacht (z. B. von 8 bis 20 Uhr in Frankreich).
- Sicherer Bearbeitungslink: Einmaliger Link mit Ablaufdatum, keine persönlichen Daten im Klartext.
- Barrierefreiheit: Sprache, Lesbarkeit, Veranstaltungsplan
- Protokollierung: Bewahren Sie Beweise für das Senden, Antworten und Klicken auf (Nachvollziehbarkeit im Falle eines Rechtsstreits).
- Erfahrung: Machen Sie die Absage einfach (Paradoxon: Je einfacher, desto weniger Last-Minute-No-Shows).
Express-Berufshandbücher (zum Kopieren und Einfügen)
Gesundheit (Ärzte, Kliniken)
- Taktung: D-2 (Vorbestätigung) / D-1 (Erinnerung + Link) / T-2h (kurze Erinnerung).
- Inhalt: Nie medizinische Daten.
- Plan B: Wenn NEIN/keine Antwort bis T-2 Uhr → Kurzanruf + Eröffnung der Warteliste.
Friseure/ Ästhetik
- Taktung: D-1 + T-3h.
- Upsell: Bieten Sie eine leichte Zusatzleistung (z. B. Pflege) an, wenn JA bestätigt wird.
- Politik: mögliche Anzahlung auf Spechte (Samstag).
Garagen
- Taktung: D-1 + T-2h.
- Checkliste: Kennzeichen, Art des Einsatzes, geschätzte Zeit, Mittel zur Hinterlegung des Fahrzeugs.
Verwaltungen
- Taktung: J-2 + J-1.
- Dokumente: Liste der einzureichenden Unterlagen, Anfahrtsskizze, Anweisungen für die Ankunft.
Mit smsmode© in 1 Tag die No-Shows reduzieren
- Verbindung zu Ihrem Kalender / CRM (API oder Plugin).
- Szenarien D-2 / D-1 / T-2h mit eindeutigen Links (Stornierung/Änderung).
- 2-way SMS (JA/NEIN/VERZÖGERUNG) + Webhooks, um Ihre Termine zu aktualisieren.
- Pay-by-Link, wenn Sie sich für eine Anzahlung entscheiden (optional, empfohlen bei Premium-Slots).
- Dashboard: Verfolgen Sie Bestätigungen, Übertragungen, neu zugewiesene Slots und ROI.
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