Pour la gestion locative, communiquer de manière efficace et réactive grâce aux SMS

À propos de Aareon

Le SMS, vecteur de communication principal avec le locataire

La Société Immobilière Grand Hainaut (SIGH) et de Habitat de la Vienne, comme nombre de bailleurs sociaux, ont déployé une communication digitale avec leurs locataires avec, en premier lieu, le recours aux envois de SMS.

Toutes nos communications sont maintenant envoyées prioritairement par SMS […] Le changement de pratique — du courrier postal au SMS — n’a eu aucune influence négative, sur notre taux d’impayés par exemple.
Johann GARDIN, Directeur de la Transformation Numérique à la Société Immobilière Grand Hainaut

Et les applications qu’en font ces 2 bailleurs sociaux sont multiples :

• informer d’un compte débiteur,
• effectuer une relance impayé,
• alerter de l’intervention d’une entreprise,
• notifier des dates de remise et coupure du chauffage collectif,
• aviser la mise à disposition d’échéances et de documents,
• faire des relances d’assurance,
• informer d’un demandeur des suites de sa demande d’attribution ou d’une vacance de logement,
• fixer un RDV,
• envoyer des messages de vigilance et mesures de précaution (en cas d’intempéries par exemple),
• etc.

Une étendue des usages pour la gestion locative qui favorise les contacts directs, rapides et personnels auprès de leur base de locataires (à la suite ou en amont d’un courrier postal pour Habitat de la Vienne ou en remplacement pour la SIGH).

Ces actions sont grandement facilitées par l’utilisation de l’ERP Prem’Habitat de Aareon à travers le module “Communication” intégré. Il permet à la fois d’automatiser des envois de SMS selon des scénarios définis en amont ou de déclencher des communications SMS one-to-one automatiquement ou manuellement, par les chargés de clientèle par exemple.

Le SMS, un canal percutant et réactif

Le SMS est un canal bien adopté par les équipes et locataires et est incontestablement très puissant.
Bien adopté, car devenu un canal d’adressage de communication familier pour l’ensemble de la population, quelles que soient leur génération et leur catégorie sociale.
Puissant, car une majorité des locataires fournissent leur numéro mobile et surtout lisent leurs messages mobiles ! Rappelons que 95% des SMS sont lus, et ce, dans les 4 minutes suivant leur réception.

Le SMS est pertinent par sa rapidité et son efficacité. C’est le moyen le plus rapide, le plus facile de contacter les locataires sans les déranger.
Péguy Clairet, chargée de clientèle Habitat de la Vienne

C’est donc un fait : le SMS touche très rapidement et les délais de réponse sont extrêmement courts.
Des atouts de taille pour la gestion locative dans un contexte où les gens sont moins captifs aux courriers ou aux emails.
Le résultat ? Les locataires (et futurs locataires dans le cas des réponses aux attributions) contactent leurs interlocuteurs, par téléphone ou directement en se rendant à l’agence de proximité, dans les 5 à 10 minutes qui suivent l’envoi du SMS. Autre avantage : aucun avis négatif n’a été relevé par la SIGH ou Habitat de la Vienne. Une très bonne acception de ce type de communication rendue possible par la réalisation d’envois SMS pertinents (donc utiles et très ciblés) et ponctuels !

Cette rapidité de l’accès aux informations et cette satisfaction permettent de simplifier, de fluidifier les échanges locataires… et, pour les équipes administratives ou de terrain, de gagner en temps, en performance, en productivité et en agilité !

Réduire par 50 les coûts des échanges locataires

Pour réussir sa transition vers une communication digitale, la Société Immobilière Grand Hainaut a mis en place une stratégie innovante “en cascade”. Prioritairement, l’envoi d’un SMS est réalisé. Si le locataire n’a pas donné son numéro de mobile, alors c’est l’envoi d’un email qui est déclenché. Et en dernier recours, pour les locataires dont le bailleur ne dispose d’aucune coordonnée numérique, un courrier postal est envoyé.

Certes, l’utilisation du SMS impose de travailler un message le plus court possible et de nouvelles façons de communiquer, mais les gains sont en conséquence. Depuis sa mise en place, les coûts liés aux échanges locataires ont été drastiquement réduits, car l’envoi d’un SMS reste 50 fois moins cher que celui d’un courrier postal… tout en étant aussi efficace !

Avoir un taux d’impayé inférieur à 2%

Autre application du SMS essentielle pour la gestion locative : le pré-contentieux. Habitat de la Vienne y a recours et relance les loyers impayés par SMS. Cette démarche préventive et d’anticipation des procédures de contentieux vise à faciliter les missions du service recouvrement-contentieux.

Si l’envoi de SMS permet un règlement à l’amiable d’un impayé, c’est tout gagnant pour nous !
Denis Poirier, responsable Informatique & Télécom Habitat de la Vienne

À la clé : une majorité des impayés sont soldés après l’envoi de ce SMS de rappel. Un avantage de taille pour Habitat de la Vienne qui affiche un taux d’impayés inférieur à 2% et plus bas que la moyenne nationale. En définitive, le SMS se révèle être un outil particulièrement pertinent et adapté pour la gestion locative et pour booster la qualité des échanges locataires !